DATENSCHUTZINFORMATIONEN FÜR BEWERBER

Information zum Datenschutz über unsere Verarbeitung von Bewerberdaten nach Art. 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (GDPR)

HYPATOS GmbH

Liebe Bewerberin, lieber Bewerber,

wir freuen uns über Ihr Interesse an unserem Unternehmen. Gemäß den Vorgaben der Art. 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) informieren wir Sie hiermit über die Verarbeitung der von Ihnen im Rahmen des Bewerbungsprozesses übermittelten sowie ggf. von uns erhobenen personenbezogenen Daten und Ihre diesbezüglichen Rechte. Um zu gewährleisten, dass Sie in vollem Umfang über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses informiert sind, nehmen Sie bitte nachstehende Informationen zur Kenntnis.

1. Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts
Hypatos GmbH
c/oOffice Club, Am Neuen Markt 9 E-F

14467 Potsdam, Germany
privacy@hypatos.ai
+49 (0) 302 09 97 00
https://hypatos.ai/

2. Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten
PROLIANCE GmbH / datenschutzexperte.de
Datenschutzbeauftragter
Leopoldstr. 21
80802 München
E-Mail: datenschutzbeauftragter@datenschutzexperte.de

3. Verbot der privaten Nutzung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BDSG für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.
Weiterhin können wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, sofern dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder zur Abwehr oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).
Erteilen Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden (s. Ziffer 9 dieser Datenschutzinformation).
Kommt es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns, können wir gemäß Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BDSG die bereits von Ihnen erhaltenen personenbezogenen Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeiten, soweit dies für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung bzw. Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.

4. Kategorien personenbezogener Daten
Wir verarbeiten nur solche Daten, die im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung stehen. Dies können allgemeine Daten zu Ihrer Person (Name, Anschrift, Kontaktdaten etc.), Angaben zu Ihrer beruflichen Qualifikation und Schulausbildung, Angaben zur beruflichen Weiterbildung sowie ggf. weitere Daten sein, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung übermitteln.

5. Besondere Kategorien personenbezogener Daten
Wir empfehlen Ihnen, in Ihrer Bewerbung keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (wie Informationen über rassische oder ethnische Herkunft, Religion, Gewerkschaftszugehörigkeit, sexuelle Orientierung oder Gesundheitsdaten) anzugeben, es sei denn, dies ist für die jeweilige Position erforderlich.
Sollten Sie uns solche Daten dennoch im Rahmen Ihrer Bewerbung zur Verfügung stellen, können diese im für den Bewerbungsprozess erforderlichen Umfang verarbeitet werden. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO.

6. Quellen der Daten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen der Kontaktaufnahme bzw. Ihrer Bewerbung von Ihnen postalisch oder per E-Mail erhalten bzw. die Sie uns über stackoverflow oder LinkedIn übermitteln.

7. Empfänger der Daten
Wir geben Ihre personenbezogenen Daten innerhalb unseres Unternehmens ausschließlich an die Bereiche und Personen weiter, die diese Daten zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. zur Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen.

Darüber hinaus setzen wir externe Dienstleister ein, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag gemäß Art. 28 DSGVO verarbeiten. Hierzu zählt insbesondere die Recruiting-Plattform Personio SE & Co. KG, Seidlstraße 3, 80335 München, Deutschland, die dieses Bewerbungsportal in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiter betreibt.
Eine Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des Unternehmens erfolgt ansonsten nur, soweit gesetzliche Bestimmungen dies erlauben oder gebieten, die Weitergabe zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist oder uns Ihre Einwilligung vorliegt.

8. Verwendung von Cookies
Diese Recruiting-Website verwendet Cookies, die technisch notwendig, funktional oder leistungsbezogen sind. Diese Cookies ermöglichen wesentliche Funktionen wie Spracheinstellungen, die Erkennung des Stellenanzeigenkanals oder die Analyse, wie Nutzer auf Stellenanzeigen zugreifen. Die Verwendung dieser Cookies ist für die Bereitstellung des Dienstes erforderlich und erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Cookies werden bis zu einem Monat oder bis zum Ende Ihrer Browser-Sitzung gespeichert. Sie können die Verwendung von Cookies über Ihre Browsereinstellungen steuern; das Deaktivieren von Cookies kann jedoch die Funktionalität des Bewerbungsportals einschränken. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Personio.

9. Übermittlung in ein Drittland
Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU oder des EWR ist nicht vorgesehen.

10. Dauer der Datenspeicherung
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten solange dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Ihre personenbezogenen Daten bzw. Bewerbungsunterlagen werden spätestens sechs Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens (z. B. der Bekanntgabe der Absageentscheidung) gelöscht, sofern nicht eine längere Speicherung rechtlich erforderlich oder zulässig ist. Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten darüber hinaus nur, soweit dies gesetzlich oder im konkreten Fall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen für die Dauer eines Rechtsstreits erforderlich ist.

Falls Ihre Bewerbung nicht erfolgreich ist, können wir Ihre personenbezogenen Daten speichern, um Sie über zukünftige Stellenangebote zu informieren, sofern Sie während des Bewerbungsprozesses ausdrücklich hierin eingewilligt haben. Die Aufnahme in unseren Talentpool erfolgt ausschließlich freiwillig und auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. In diesem Fall speichern wir Ihre Bewerbungsdaten für bis zu 12 Monate. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie uns unter privacy@hypatos.ai kontaktieren. Wenn keine Einwilligung erteilt wurde oder diese nachträglich widerrufen wird, werden Ihre Daten nach Ablauf der regulären Aufbewahrungsfrist gelöscht.

Kommt es im Anschluss an das Bewerbungsverfahren zu einem Beschäftigungs-, Ausbildungs- oder Praktikantenverhältnis, werden Ihre Daten, soweit erforderlich und zulässig, zunächst weiterhin gespeichert und anschließend in die Personalakte überführt.

11. Ihre Rechte
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Mitteilung nach Art. 19 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO.
Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs.
Sofern die Verarbeitung von Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, sind Sie nach Art. 7 DSGVO berechtigt, die Einwilligung in die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Nicht davon betroffen sind Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind. Bitte beachten Sie zudem, dass wir bestimmte Daten für die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben ggf. für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren müssen (s. Ziffer 8 dieser Datenschutzinformation).

Widerspruchsrecht
Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt, haben Sie gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten einzulegen. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen. Diese müssen Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung muss der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen.

Zur Wahrung Ihrer Rechte können Sie sich unter den in Ziffer 1 angegebenen Kontaktdaten an uns wenden.

12. Erforderlichkeit der Bereitstellung personenbezogener Daten
Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen von Bewerbungsprozessen erfolgt freiwillig. Wir können eine Entscheidung zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses jedoch nur treffen bzw. ein Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen nur begründen, sofern Sie solche personenbezogenen Daten angeben, die zur Durchführung der Bewerbung erforderlich sind.

13. Automatisierte Entscheidungsfindung

Die Entscheidung über Ihre Bewerbung beruht nicht ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung. Somit findet keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne des Art. 22 DSGVO statt.

14. Einsatz von KI im Bewerbungsprozess

Im Rahmen unseres Bewerbungsprozesses setzen wir automatisierte Tools, einschließlich auf künstlicher Intelligenz basierender Systeme, ein, um die Analyse und Verarbeitung von Bewerbungsunterlagen zu unterstützen. Diese Tools helfen dabei, Bewerbungsdaten zu strukturieren und auszuwerten, um unsere Einstellungsentscheidungen zu unterstützen.
Der Einsatz solcher Systeme ersetzt keine menschliche Entscheidungsfindung. Alle relevanten Entscheidungen im Bewerbungsprozess werden von unserem Recruiting-Team überprüft und getroffen.

15. Sicherheitsmaßnahmen

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen. Dazu gehören unter anderem Zugangskontrollen, Verschlüsselung, sichere Datenübertragung sowie regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen.

Bei der englischen Fassung handelt es sich um eine reine Übersetzung. In Zweifelsfällen und bei Streitigkeiten über den Inhalt des Dokuments ist ausschließlich die deutschsprachige Fassung maßgeblich

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